บทบาทของ Enterprise Architecture กับ Service Scienceในการจัดการธุรกิจยุคใหม่ ตอนที่ 6

                 บทความ 5 ตอนที่ผ่านมาได้นำเสนอว่าองค์กรต้องมีวิสัยทัศน์และเป้าประสงค์ที่จะบังเกิดผลได้ด้วยยุทธศาสตร์และมาตรการต่าง ๆ  มาตรการแต่ละมาตรการประกอบด้วยกิจกรรมและกระบวนการ (Business processes) ที่อาศัยทรัพยากรเพื่อดำเนินการ  ทรัพยากรประกอบด้วย พนักงานที่ถูกมอบหมายให้ทำงานตามหน้าที่  และมีระบบสารสนเทศที่จะช่วยให้พนักงานทำงานอย่างมีประสิทธิภาพ  ในยุคที่สิ่งแวดล้อมมีการเปลี่ยนแปลงอย่างมากและมีผลกระทบต่อยุทธศาสตร์โดยตรง องค์กรจำเป็นต้องมีการปรับเปลี่ยนมาตรการให้สอดคล้องกัน เมื่อยุทธศาสตร์เกิดเปลี่ยนแปลง ย่อมจะมีผลต่อความรับผิดชอบของพนักงานในการทำกิจกรรมภายในกระบวนการหนึ่ง ๆ  และสุดท้าย จะกระทบถึงยุทธศาสตร์ไอซีทีและระบบสารสนเทศที่เกี่ยวข้องด้วย  ปัจจุบันนี้ไอซีทีถูกนำมาใช้ในทุก ๆ ส่วนและทุก ๆ ด้าน มีความสัมพันธ์กับกระบวนการทำงานไม่เฉพาะของเจ้าหน้าที่เท่านั้น แต่ยังสัมพันธ์อย่างใกล้ชิดกับพันธมิตรและลูกค้าด้วย  การบริหารจัดการทรัพยากรไอซีทีจึงมีความสลับซับซ้อน  ถ้าไม่จัดทำระบบพิมพ์เขียว (Blueprint) อธิบายถึงสถาปัตยกรรมของระบบไอซีทีต่าง ๆ รวมทั้งบรรยายคุณลักษณะของระบบงานไอซีทีอย่างสมบูรณ์และเป็นระบบ   ย่อมจะมีโอกาสสร้างปัญหาจนถึงขั้นเป็นอันตรายต่อธุรกิจได้  Enterprise Architecture (EA) หรือสถาปัตยกรรมองค์กรจึงได้เริ่มเข้ามาอยู่ในความสนใจขององค์กรทุกประเภทและทุกขนาดอย่างหลีกเลี่ยงไม่ได้  ในบทความตอนนี้ จะอธิบายความหมายและความสำคัญของ EA รวมทั้งกระบวนวิธีที่ใช้เพื่อสร้างแบบพิมพ์เขียวของ  EA ด้วย

 

1.             ความหมายของสถาปัตยกรรมองค์กร (Enterprise Architecture)

Enterprise Architecture หรือสถาปัตยกรรมองค์กร ในที่นี้ไม่ได้หมายถึงสถาปัตยกรรมของอาคารของสำนักงาน แต่เราให้ความสำคัญกับโครงสร้างขององค์กรในส่วนที่เกี่ยวข้องกับการดำเนินงานให้เป็นไปตามเป้าหมายของยุทธศาสตร์และตามวิสัยทัศน์ที่กำหนดไว้ สถาปัตยกรรมองค์กรจึงมีสามส่วนหลัก ๆ ประกอบด้วยสถาปัตยกรรมในส่วนเกี่ยวกับตัวธุรกิจ Business Architecture สถาปัตยกรรมในส่วนเกี่ยวกับระบบสารสนเทศ และสถาปัตยกรรมในส่วนที่เกี่ยวกับเทคโนโลยีที่ใช้

1)            สถาปัตยกรรมองค์กรในส่วนที่เกี่ยวกับธุรกิจ รวมตั้งแต่โครงสร้างการจัดความรับผิดชอบและหน้าที่ของพนักงาน ใครทำงานอะไรและขึ้นอยู่กับสายงานและใต้บังคับบัญชาสายใด แต่ละสายงานต้องทำงานอะไรบ้าง และทำอย่างไร ด้วยกระบวนการทำงานอย่างไร (Business processes) ต้องใช้ข้อมูลแบบใด (Business objects) เพื่อให้บริการแก่ผู้อื่นทั้งบุคคลภายนอกและภายในในเรื่องอะไรบ้าง (เป็นเรื่อง Organizational Infrastructure and Processes ที่ปรากฏใน  “Strategic Alignment Model” ของ Henderson and Venkatraman) ที่ได้อธิบายในบทความตอนที่ 2)

2)            สถาปัตยกรรมองค์กรส่วนที่เป็น Information Systems Architecture หมายถึงกลุ่มที่เป็น Data architecture และ Application architecture ประกอบด้วยโครงสร้างระบบซอฟต์แวร์ และโครงสร้างของข้อมูลที่ใช้ในแต่ละระบบงาน เป็นระบบซอฟต์แวร์ที่ไป Realize หรือสนับสนุนการทำงานของกระบวนการ (Business processes) ใน Business architecture

3)            สถาปัตยกรรมองค์กรส่วนที่เป็น Technology Architecture หมายถึงเทคโนโลยีไอซีทีที่ใช้สนับสนุนการทำงานขององค์กร รวมตั้งแต่กลุ่มอุปกรณ์ฮาร์ดแวร์ ระบบเครือข่ายและระบบสื่อสารโทรคมนาคม ตลอดจนระบบ System software ทั้งหมดที่สนับสนุนการทำงานของ Data architecture และ Application architecture 

สถาปัตยกรรมองค์กรทั้งสามส่วนต้องมีความสอดคล้องและส่งเสริมซึ่งกันและกันอยู่ตลอดเวลา และที่สำคัญทั้งหมดต้องสอดคล้องกับยุทธศาสตร์ในเชิงธุรกิจ ถ้าทุกครั้งมีการปรับเปลี่ยนยุทธศาสตร์ จะมีผลกระทบต่อสถาปัตยกรรมองค์กรทั้งสามด้าน และต้องปรับเปลี่ยนไปตามยุทธศาสตร์ในลักษณะที่สอดคล้องกันด้วยซึ่งเป็นเรื่องที่ไม่ง่ายเพราะมีรายละเอียดมาก  ถ้าไม่มีการจัดทำเอกสารบันทึกโครงสร้างของทั้งหมดในลักษณะเป็นแผ่นพิมพ์เขียว หรือ Blueprints ที่ให้ผู้ที่เกี่ยวข้องสามารถเข้าใจรายการต่าง ๆ ที่ประกอบขึ้นเป็นสถาปัตยกรรมองค์กรตามที่กล่าว ก็จะเกิดความสับสนอย่างมาก  จึงสรุปได้ว่า Enterprise Architecture หรือ EA โดยย่อ คือแผ่นพิมพ์เขียวที่บันทึกสาระรายละเอียดของสถาปัตยกรรมเชิงโครงสร้างของระบบธุรกิจ ระบบซอฟต์แวร์และข้อมูล และระบบโครงสร้างพื้นฐานด้านไอซีทีที่รองรับการทำงานขององค์กรตามพันธกิจเพื่อบรรลุเป้าหมายตามวิสัยทัศน์ขององค์กรนั่นเอง  Enterprise Architecture จึงทำหน้าที่เหมือนหนึ่งเป็นตัวเชื่อมโยงระหว่างกระบวนการทางธุรกิจกับไอซีที ช่วยให้พนักงานขององค์กรทุกระดับได้รับประโยชน์อย่างน้อยดังต่อไปนี้

·       เป็นเครื่องมือสื่อสารระหว่างผู้ที่เกี่ยวข้องเพื่อทำความเข้าใจความสัมพันธ์ระหว่างธุรกิจกับระบบไอซีที และบทบาทหน้าที่ที่เกี่ยวข้องระหว่างกัน

·       เป็นเครื่องมือช่วยในการวางแผนและออกแบบกระบวนการทางธุรกิจ และระบบไอซีทีเพื่อรองรับการทำงานตามกระบวนการที่กำหนด

·       เป็นเครื่องมือช่วยการใช้ระบบไอซีทีอย่างมีธรรมาภิบาล

·       เป็นเครื่องมือเพื่อช่วยให้เกิดความเข้าใจความสัมพันธ์ระหว่างสถาปัตยกรรมทั้งสาม ซึ่งได้แก่ Business architecture, Information architecture และ Technology architecture

·       เป็นเครื่องมือช่วยการปรับเปลี่ยนสถาปัตยกรรมที่เกี่ยวข้องให้สอดคล้องกัน เมื่อสถาปัตยกรรมส่วนอื่นขององค์กรเกิดการเปลี่ยนแปลง

·       ช่วยแก้ปัญหาของการลงทุนไอซีทีซ้ำซ้อนอันเกิดจากการบริหารจัดการไอซีทีอย่างไม่เป็นระบบ โดยเฉพาะขาดข้อมูลที่น่าเชื่อถือเกี่ยวกับไอซีทีที่องค์กรได้ลงทุนไปแล้ว

ทรัพยากรด้านไอซีที ทั้งระบบฮาร์ดแวร์ ซอฟต์แวร์ และโครงสร้างพื้นฐานด้านไอซีทีอื่น ๆ เป็นทรัพย์สินที่มีคุณค่ามาก ทุกคนภายในองค์กรต้องให้ความสำคัญและต้องเข้าใจความสำคัญในบริบทของตนเอง ภายในองค์กรเดียวกัน เจ้าหน้าที่ฝ่ายบริหารจะมองความสำคัญของไอซีทีแตกต่างจากเจ้าหน้าที่ฝ่ายไอซีที  พนักงานการตลาดก็อาจมองความสำคัญของไอซีทีในอีกมุมมองหนึ่ง  เหมือนกันกับแผ่นพิมพ์เขียวของอาคาร โดยอาคารเดียวกันจะถูกนำเสนอในแผ่นพิมพ์เขียวหลายรูปแบบ (View) เช่นแบบแสดงโครงสร้างของอาคาร (Structure)  แบบแสดง Floor plan ที่วางตำแหน่งเครื่องเรือนและเครื่องตกแต่ง หรือผังแสดงการเดินสายไฟ สายสัญญาณโทรศัพท์และอินเทอร์เน็ต ผังแต่ละรูปแบบแต่ละชนิดทำขึ้นเพื่อประโยชน์ของคนที่มีหน้าที่แตกต่างกัน  Enterprise Architecture ก็เช่นกัน ประกอบขึ้นด้วยรูปแบบนำเสนอในหลาย ๆ มุมมอง (Viewpoint หรือ Perspectives) ซึ่งมีหลากหลายชนิดมาก เพื่อหลีกเลี่ยงความสับสนระหว่างสถาปนิกที่ออกแบบ กับผู้อื่นที่เกี่ยวข้องในฐานะผู้ใช้ข้อมูล  เราจำเป็นต้องมีกรอบเพื่อช่วยจัดทำ EA (Enterprise Architecture Framework) ได้อย่างมีมาตรฐานและเข้าใจความหมายตรงกันระหว่างผู้เกี่ยวข้อง ตัวอย่างกรอบ EA ที่นิยมใช้กันในปัจจุบันคือ  Zachman Framework และ TOGAF (The Open Group Architecture Framework) ดังรายละเอียดที่จะบรรยายต่อไป  แต่ก่อนอื่นต้องเข้าใจว่า  “Enterprise Architecture” ที่ใช้สื่อสารกันนั้นมีความหมายเป็นสองนัย คือหมายถึงรูปแบบนำเสนอ หรือแผ่นพิมพ์เขียวที่แสดงความสัมพันธ์ระหว่างส่วนประกอบของสถาปัตยกรรม หรือระหว่างสถาปัตยกรรม    อีกความหมายหนึ่ง หมายถึงขั้นตอนและวิธีการออกแบบและสร้างสถาปัตยกรรมองค์กร (Architecture development method)

2.             View and Viewpoint

เพื่อให้เข้าใจ Enterprise Architecture ได้อย่างลึกซึ้ง จำเป็นต้องเข้าใจความหมายของ View และ Viewpoint ในบริบทของสถาปัตยกรรมองค์กรก่อน  จึงขอเริ่มต้นด้วยตัวอย่างว่า  สมมุติในที่ประชุมคณะกรรมการกำหนดหัวข้อสัมมนาเรื่อง “รัฐบาลอิเล็กทรอนิกส์”  หลังจากอภิปรายไปแล้วเกือบสามชั่วโมงก็ยังตกลงกันไม่ได้ เพราะต่างคนต่างเสนอความคิดเห็นที่หลากหลาย บ้างเสนอหัวข้อเกี่ยวกับ Cloud Computing เพื่อรัฐบาลอิเล็กทรอนิกส์ บ้างเสนอหัวข้อเกี่ยวกับความมั่นคงปลอดภัยด้านการใช้อินเทอร์เน็ต บ้างเสนอเกี่ยวกับการให้ประชาชนมีส่วนร่วมในการบริการประชาชน บ้างต้องการให้เน้นการบริการแบบ One stop services บ้างต้องการให้รัฐบริการประชาชนผ่านอุปกรณ์พกพา และสามารถบริการทุกที่ทุกเวลา บ้างต้องการให้รัฐเปิดเผยข้อมูล บ้างต้องการให้เน้นด้านความโปร่งใสตรวจสอบได้ ฯลฯ  ประเด็นปัญหาของเรื่องนี้อยู่ที่ว่า  รัฐบาลอิเล็กทรอนิกส์เป็นเรื่องที่ใหญ่มาก ครอบคลุมเนื้อหาหลายมิติ มีทั้งเรื่องเทคโนโลยี  เรื่องบริการประชาชน มีเรื่องเกี่ยวเกี่ยวกับนโยบาย และยังมีเรื่องการบริหารราชการแผ่นดินอย่างมีประสิทธิภาพซึ่งเป็นงานเฉพาะของหน่วยงาน  กรรมการในที่ประชุมมองเรื่องรัฐบาลอิเล็กทรอนิกส์จากต่างมุมมองกัน (Viewpoint หรือ Perspective) ขึ้นอยู่ที่ภูมิหลัง ความสนใจเฉพาะตัว ฐานความรู้ที่แตกต่าง รวมทั้งแตกต่างในบทบาทและหน้าที่  เมื่อเปิดโอกาสให้ต่างคนต่างเสนอความเห็นตามความสนใจและความเข้าใจในเรื่องรัฐบาลอิเล็กทรอนิกส์ของแต่ละคน  จึงได้ความคิดที่หลากหลายจนไม่สามารถยุติเป็นข้อสรุปได้  วิธีแก้ปัญหาในเรื่องนี้คือ ต้องตกลงเพื่อกำหนด Viewpoint ก่อน ว่าสัมมนาเรื่องรัฐบาลอิเล็กทรอนิกส์ในครั้งนี้ ด้วยข้อจำกัดในเรื่องเวลา จะต้องบรรจุหัวข้อภายในมุมมองเพียง 1-2 มุมมอง (Viewpoint) เท่านั้น เช่นมุมมองในด้านเทคโนโลยี หรือมุมมองในด้านเกี่ยวกับการบริการประชาชน  ก็น่าจะหาข้อยุติได้โดยง่าย

                ในหมู่คนจำนวนมากที่มีโอกาสมองสิ่งเดียวกัน แต่ต่างมุมมองกัน ไม่จำเป็นต้องเห็นคุณค่าที่ตรงกัน หรือเกิดความเข้าใจลึกซึ้งเหมือนกัน เนื่องจากแต่ละคนมีมุมมองของตนเองที่แตกต่างกัน ในกรณีของ Enterprise Architecture ก็เช่นกัน ผู้ที่สนใจเรื่อง EA มีทั้งผู้บริหารระดับสูง ผู้ที่เป็นเจ้าของโครงการ มีเจ้าหน้าที่ออกแบบและพัฒนาระบบไอซีที มีเจ้าหน้าฝ่ายเทคนิค ฯลฯ  เจ้าหน้าที่แต่ละคน แต่ละตำแหน่ง มีความสนใจและความเข้าใจเรื่องสถาปัตยกรรมองค์กรในมุมมองของตนเองที่แตกต่างกับผู้อื่น เพื่อให้เกิดประโยชน์สูงสุด สถาปนิกที่ออกแบบ EA จำเป็นต้องนำเสนอแบบพิมพ์เขียวด้วยข้อมูลที่อยู่ในความสนใจของผู้ที่เกี่ยวข้องแต่ละกลุ่ม ซึ่งแน่นอน จะต้องมีหลากหลายมาก  เพื่อให้ง่ายต่อการทำงาน สถาปนิกจะอาศัยกรอบ (Framework) ช่วยกำหนด Viewpoints เพื่อนำไปสู่การเลือกนำเสนอตามรูปแบบ (View) ที่เป็นประโยชน์ในบริบทของผู้ใช้ข้อมูล   Views และ Viewpoints จึงเป็นหัวใจสำคัญของเรื่อง EA ที่ต้องทำความเข้าใจกันให้ลึกซึ้ง จะได้ใช้ประโยชน์จาก EA ได้อย่างเต็มที่ เพื่อให้เข้าใจความหมายของ Views และ Viewpoints ในบริบทของ EA  จะขอใช้ Zachman Framework เป็นเครื่องมือในการอธิบาย

 บทความตอนที่ 7 จะอธิบายความหมายของ Views และ Viewpoints โดยอาศัย  Zachman Framework